Whistleblowing
Whistleblowing
Le società Istituto della Enciclopedia Italiana fondata da Giovanni Treccani S.p.A. e Treccani Reti S.p.A. hanno predisposto un sistema di ricevimento e gestione delle segnalazioni (c.d. Whistleblowing), attivabile sia dai dipendenti che da soggetti esterni, relativo alle condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/01, alle presunte violazioni dei modelli di organizzazione e gestione delle suddette società, del Codice Etico e alle violazioni indicate nel d.lgs. n. 24/2023. Tale sistema di segnalazione assicura il massimo grado di riservatezza nel trattamento delle comunicazioni ricevute, a tutela del segnalante, del segnalato e delle persone coinvolte.
Le medesime società hanno l’obbligo di adottare la nuova normativa sul c.d. Whistleblowing avendo adottato i modelli di organizzazione e gestione previsti dal d.lgs. n. 231/2001.
Canali di segnalazione
I Canali di segnalazione a disposizione del segnalante sono i seguenti:
canale interno aziendale (mediante piattaforma informatica o caselle vocali);
canale esterno (mediante invio all’ANAC, Autorità Nazionale Anticorruzione);
divulgazione pubblica (tramite stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone);
denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.
Canale di segnalazione interno aziendale
In via prioritaria, i segnalanti sono invitati ad utilizzare il canale di segnalazione interno adottato dalle società Istituto della Enciclopedia Italiana fondata da Giovanni Treccani S.p.A. e Treccani Reti S.p.A.
Le segnalazioni sulle presunte violazioni dei modelli di organizzazione e gestione (c.d. Modelli 231), del Codice Etico, sulle violazioni indicate nel D.lgs. n. 24/2023, tra cui quelle rilevanti ai sensi del D.lgs. n. 231/01 devono essere effettuate:
in forma scritta, attraverso la piattaforma online dedicata, accessibile a questo link
in forma orale, mediante i seguenti canali vocali:
Canale Vocale Istituto Treccani: 0682950922;
Canale Vocale Treccani Reti: 0682950930.
L’utilizzo della piattaforma online dedicata è da considerarsi preferenziale in quanto maggiormente idoneo a garantire la sicurezza e la protezione dei dati e la riservatezza del segnalante e delle informazioni, attraverso un sistema avanzato di criptazione delle comunicazioni e del database, nel rispetto di quanto previsto dal d.lgs. n. 24/2023.
Al termine dell’inserimento della segnalazione sulla piattaforma, si otterrà un codice di accesso di 16 caratteri (“Key Code”) che dovrà essere utilizzato per poter entrare nella piattaforma e che sarà necessario per seguire lo stato della segnalazione inviata e fornire eventuali integrazioni.
È pertanto necessario prendere correttamente nota del “Key code” della segnalazione e conservarlo con cura, in quanto, in caso di smarrimento, lo stesso non potrà essere recuperato in alcun modo e quindi dovrà essere effettuata una nuova segnalazione.
Il segnalante interessato a presentare una segnalazione attraverso modalità e canali diversi dalla piattaforma informatica adottata dalle società Istituto della Enciclopedia Italiana fondata da Giovanni Treccani S.p.A. e Treccani Reti S.p.A., per la quale intende mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste nel caso di ritorsioni subite in ragione della stessa, deve chiaramente indicare nell’oggetto della segnalazione o sulla busta da lettere che si tratta di una segnalazione riservata di c.d. whistleblowing. In caso contrario la segnalazione sarà trattata come segnalazione ordinaria.
Le segnalazioni non attinenti a eventuali violazioni e inosservanze di leggi, regole interne e Codice Etico non saranno in alcun modo considerate.
Modalità di gestione delle segnalazioni interne
Le segnalazioni relative alle condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 231/01, alle presunte violazioni dei modelli di organizzazione e gestione delle suddette società, del Codice Etico e del d.lgs. n. 24/2023 di Istituto della Enciclopedia Italiana fondata da Giovanni Treccani S.p.A. e Treccani Reti S.p.A. sono trasmesse all’Ufficio Whistleblowing, l’organo collegiale responsabile della gestione delle segnalazioni interne aziendali.
L’Ufficio Whistleblowing è composto da:
Prof. Marco Gambardella (OdV Treccani Reti S.p.a.) - Coordinatore del Canale interno aziendale;
Dott. Francesco Luciani Ranier Gaudiosi di Canosa (OdV Treccani Istituto S.p.a.) - Coordinatore del Canale interno aziendale;
Avv. Marina Poggi d’Angelo - Responsabile della gestione della procedura di segnalazione interna.
L’ufficio esterno di Whistleblowing sopraindicato al quale è affidata la gestione del canale di segnalazione svolge le seguenti attività:
rilascio alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione;
valutazione preventiva della sussistenza dei requisiti previsti dalla normativa (il soggetto segnalante deve rientrare tra i soggetti richiamati dall’art. 3 del d.lgs. n. 24 del 2023; l’oggetto della violazione deve rientrare tra quelli previsti all’art. 2 del d.lgs. cit. e non tra le segnalazioni escluse ai sensi dell’art. 1, comma 2);
mantenimento delle interlocuzioni con il segnalante attraverso la richiesta di eventuali integrazioni di informazioni o documentazioni. Se necessario, svolgimento di una vera e propria “istruttoria” per dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni personali e acquisizione di documenti;
valutazione della sussistenza dei fatti segnalati, dell’esito delle indagini e delle eventuali misure adottate (c.d. seguito);
comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative all’esito delle indagini entro 3 mesi dal ricevimento della segnalazione (c.d. riscontro).
L’esito può consistere in un’archiviazione motivata ovvero nella trasmissione dello stesso alle autorità giudiziarie competenti o agli Organismi di Vigilanza di Treccani Istituto S.p.A. e Treccani Reti S.p.A. per le condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 231/2001 o per le violazioni dei modelli di organizzazione di ciascuna società cui si riferiscono.
Le segnalazioni interne presentate a soggetti diversi da quelli sopra indicati sono trasmesse, entro 7 giorni dal loro ricevimento, ai soggetti competenti, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.
Condizioni della segnalazione
Al momento della segnalazione, la persona segnalante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano vere e rientrino nell'ambito della normativa.
Al fine di consentire l’effettuazione delle opportune analisi ed approfondimenti da parte dei soggetti responsabili dell’Ufficio, è rilevante che la segnalazione sia tempestiva in relazione alle presunte violazioni comunicate.
La segnalazione, per poter essere accettata, deve rispettare le seguenti condizioni:
le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
la descrizione del fatto;
le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.
È inoltre utile allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.
Le segnalazioni generiche e non sufficientemente circostanziate per le quali non è stato possibile compiere un’adeguata istruttoria, anche attraverso il confronto con il segnalante per acquisire ulteriori elementi utili all’effettuazione delle verifiche, sono oggetto di archiviazione.
Chi può segnalare
Possono effettuare una segnalazione:
i dipendenti, i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione, i volontari e i tirocinanti anche non retribuiti che svolgono la propria attività lavorativa presso l’Istituto della Enciclopedia Italiana fondata da Giovanni Treccani S.p.A. o presso Treccani Reti S.p.A.;
i lavoratori o i collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso enti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso l’Istituto della Enciclopedia Italiana fondata da Giovanni Treccani S.p.A. o Treccani Reti S.p.A.
gli azionisti e le persone dell’Istituto della Enciclopedia Italiana fondata da Giovanni Treccani S.p.A. o della Treccani Reti S.p.A. con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.
Tali soggetti segnalano informazioni sulle violazioni di cui sono venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
Cosa si può segnalare
In conformità alle previsioni del d.lgs. n. 24/2023, attraverso i canali di segnalazione messi a disposizione, è possibile segnalare condotte, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Istituto della Enciclopedia Italiana fondata da Giovanni Treccani S.p.A. o di Treccani Reti S.p.A. che consistono in:
illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo n. 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali (indicati nell’Allegato al d.lgs. n. 24/2023) relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione (ex art. 325 TFUE);
atti od omissioni riguardanti il mercato interno (ex art. 26, par. 2, TFUE);
atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati.
Canale esterno
Le segnalazioni esterne all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) sono consentite solo al ricorrere delle seguenti condizioni espressamente previste dal d.lgs. n. 24/2023:
non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione del canale di segnalazione interna aziendale ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna tramite i canali aziendali e la stessa non ha avuto seguito, intendendo per seguito l’azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate;
la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Le tutele del segnalante
La protezione delle persone che segnalano violazioni nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Istituto della Enciclopedia Italiana fondata da Giovanni Treccani S.p.A. o di Treccani Reti S.p.A. si applicano, come previsto dal D.lgs. n. 24/2023, anche ai seguenti soggetti:
al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione e operante all’interno del medesimo contesto lavorativo);
alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il IV grado;
ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle già menzionate persone.
Le tutele dei segnalanti si applicano anche:
quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
durante il periodo di prova;
successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
Le tutele non sono garantite quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave; in tali casi alla persona segnalante o denunciante può essere irrogata una sanzione disciplinare.
Riservatezza
La piattaforma di segnalazione online dedicata, accessibile a questo link adottata da Treccani Istituto S.p.A. e Treccani Reti S.p.A. garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante e delle persone coinvolte e menzionate nella segnalazione anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia.
In ogni caso, la stessa riservatezza viene garantita, anche quando la segnalazione viene effettuata attraverso modalità diverse, nonché nei casi in cui la stessa perviene a personale diverso da quello addetto al trattamento, al quale la stessa viene comunque trasmessa senza ritardo.
In particolare, l’obbligo di riservatezza prevede che:
l'identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni;
la protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante;
la segnalazione è sottratta all’accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso civico generalizzato;
la protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.
La tutela della riservatezza è assicurata anche in ambito giurisdizionale e disciplinare:
nell’ambito del procedimento penale, l’identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 c.p.p.;
nel procedimento dinanzi alla Corte dei Conti l’obbligo del segreto istruttorio è previsto sino alla chiusura della fase istruttoria;
nell’ambito del procedimento disciplinare attivato dalle Società contro il presunto autore della condotta segnalata, l’identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Nel caso in cui l’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare, questa può essere rivelata solo dietro consenso espresso del segnalante.
Trattamento dei dati personali
Nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni, i dati personali sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento EU 679/2016 e d.lgs. n. 196/2003, così come modificato dal d.lgs. n. 101/2018).
Ritorsioni
Treccani Istituto S.p.a. e Treccani Reti S.p.a. vietano e sanzionano ogni forma di ritorsione o di discriminazione diretta o indiretta, per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione o denuncia, nei confronti della persona segnalante o della persona che ha sporto denuncia.
Per ritorsione si intende qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare, alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, da intendersi come danno ingiustificato.
Esempi di comportamenti ritorsivi sono:
il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
la retrocessione di grado o la mancata promozione;
il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;
le note di merito negative o le referenze negative;
l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;
la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;
la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
l'annullamento di una licenza o di un permesso;
la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
Le presunte ritorsioni, anche solo tentate o minacciate, devono essere comunicate esclusivamente ad ANAC alla quale è affidato il compito di accertare se esse siano conseguenti alla segnalazione, denuncia o divulgazione pubblica effettuata.
ANAC nella gestione delle comunicazioni di ritorsioni può avvalersi, per quanto di rispettiva competenza, della collaborazione dell'Ispettorato della funzione pubblica e dell'Ispettorato nazionale del lavoro.
La dichiarazione di nullità degli atti ritorsivi spetta all’Autorità giudiziaria.