Resumindo: Os orçamentos exemplares de WordCamps são enxutos e priorizam as necessidades dos participantes. Gerenciar o dinheiro por meio da WordPress Community Support pode proteger você legal e financeiramente. Os WordCamps são financeiramente transparentes.
Depois de garantir um local, é hora de elaborar o orçamento para saber quanto dinheiro você precisará arrecadar. A aprovação do orçamento é a última etapa necessária antes de anunciar o evento e começar a reunir palestrantes, patrocinadores e voluntários.
Escolha um membro da sua equipe organizadora para ser o responsável pelo orçamento e pela gestão financeira. É importante que essa responsabilidade seja exercida por uma única pessoa, para que haja alguém ciente da disponibilidade de recursos no momento de tomar decisões sobre gastos. Essa pessoa será responsável por acompanhar as despesas reais e as receitas (incluindo ingressos e doações), além de informar a Central do WordCamp sobre quaisquer alterações no orçamento.
Priorização
Há muitas coisas com as quais você poderia gastar dinheiro, mas poucas são realmente necessárias. Você quer que o evento seja especial, mas tenha cuidado com o orçamento e não gaste mais do que o preciso. As pessoas virão pelo conteúdo, pelas conexões e pela comunidade. Extravagâncias geralmente não são necessárias e, em alguns casos, desviam a atenção do que as pessoas buscavam em primeiro lugar. Ao fazer escolhas, pense em qual delas apoiará o objetivo de expandir a comunidade local de WordPress. Se precisar escolher entre um almoço com serviço de buffet e uma sala extra que poderia ser usada como sala de programação, workshop ou simplesmente um local para as pessoas conversarem, deixe que cada um pague seu próprio almoço. Se estiver escolhendo entre brindes extras e mais cobertura em vídeo, opte pelo vídeo — participantes de WordCamps invariavelmente dizem que a maior decepção com WordCamps com várias trilhas é a sensação de perder as sessões que não assistiram. Você entendeu a ideia.
Diretrizes para despesas com publicidade/marketing
Uma parte do orçamento do WordCamp pode ser destinada a marketing e publicidade, sujeita à aprovação de um(a) Program Manager durante a revisão do orçamento e financiada pela bolsa de Patrocínio Global. Para garantir o uso consciente dos recursos do programa, haverá um valor mínimo de US$ 50 e um valor máximo de US$ 400, levando em consideração fatores como experiência dos organizadores, custo de vida, tamanho da comunidade local etc. O orçamento deve ser usado de forma consciente e eficiente para maximizar o alcance e o impacto do evento.
Lembre-se de que a melhor estratégia de marketing é o boca a boca. Como você e demais organizadores podem divulgar o evento? Participem de outros eventos na região, enviem e-mails para suas listas de contatos, publiquem em suas redes sociais e compartilhem informações em seus locais de trabalho. FAÇAM NETWORKING!
Como usar os recursos para publicidade
Os recursos para publicidade devem ser usados estrategicamente para atrair participantes e aumentar a visibilidade. Aqui estão algumas sugestões em ordem de retorno esperado do seu esforço e investimento:
- Diretórios de eventos: Cadastre-se em calendários online e fóruns de tecnologia.
- Inclusão em boletins / newsletters: Apresente o evento em boletins informativos e publicações relevantes.
- Parcerias com influenciadores: Colabore com influenciadores para promover o evento.
- Colaborações: Estabeleça parcerias com empresas locais para promoção mútua.
- Marketing físico: Distribua pôsteres, panfletos e banners em locais estratégicos.
- Anúncios em mídias sociais*: Campanhas direcionadas em plataformas de mídias sociais como Facebook, Instagram, LinkedIn etc.
- Mídia tradicional*: Utilize anúncios em TV e rádio locais, além de anúncios em jornais.
Observações
* Os dois últimos canais podem ser bastante dispendiosos e devem ser considerados somente após a exploração das cinco opções anteriores, pois podem consumir o orçamento rapidamente.
Recomendamos focar em alcançar onde estão os potenciais entusiastas de WordPress, como associações, clubes e grupos já existentes. Por exemplo, uma associação de pequenas empresas ou um evento de networking para empreendedores.
Lembrete Importante
- Marca registrada: Leia atentamente as políticas de marca registrada do WordPress e do WordCamp (em inglês) para evitar o uso não autorizado.
- Conteúdo adequado para famílias: Certifique-se de que o conteúdo de marketing seja adequado para famílias e revisado pelo seu mentor.
- Código de conduta: Garanta que toda a publicidade cumpra o Código de Conduta da Comunidade WordPress (em inglês), promovendo inclusão e respeito.
Algumas coisas que os WordCamps nunca incluem em seus orçamentos
- Serviços de design
- Serviços de organização de eventos
- Benefícios/brindes especiais apenas para a equipe organizadora ou organizador principal
- Benefícios/brindes especiais para fornecedores
- Subornos
- Mestres de cerimônia
- Fotografia
Algumas coisas que os WordCamps muito, muito, muito raramente incluem em seus orçamentos
A maioria dos WordCamps são muito bem-sucedidos sem gastar dinheiro com os itens abaixo. Embora às vezes sejam feitas exceções em circunstâncias incomuns, você deve planejar não incluir as seguintes despesas em seu orçamento, a menos que um assistente experiente aprove a despesa.
Se a equipe organizadora pagar uma das seguintes despesas do próprio bolso, sem obter a aprovação de um(a) assistente (deputy, no manual em inglês) experiente primeiro, essa despesa poderá não ser reembolsada.
- Despesas de viagem para palestrantes (apenas para desenvolvedores principais com nível de comprometimento e necessidade financeira)
- Aluguel de veículo para montagem/desmontagem do evento
- Fotos de banco de imagens
- Taxas de associação
- Taxas bancárias ou impostos (para WordCamps que não processam o dinheiro pela Central e que terão que pagar impostos sobre as despesas ou receitas do evento)
- Prêmios de sorteio
Se você não tiver certeza sobre uma despesa, envie um e-mail para support@wordcamp.org para perguntar.
Gerenciando o dinheiro
Antigamente, não havia suporte financeiro centralizado para WordCamps, e cada organizador precisava gerenciar o dinheiro do evento por meio de uma conta corrente pessoal, uma conta comercial ou criando um nome fantasia específico para o evento. Todas essas abordagens se mostraram insatisfatórias para a maioria dos organizadores, que se sentiam pressionados pelo que aconteceria se não atingissem o orçamento ou se o gerenciamento dos recursos do WordCamp os afetaria negativamente na hora de declarar o imposto de renda. Alguns WordCamps passaram pela péssima experiência de ter contas do PayPal usadas para a venda de ingressos suspensas devido a um pico de atividade, o que levou muito tempo para ser resolvido e atrasou as inscrições. Agora que o WordPress Community Support é uma entidade legal, dedicada a promover o WordPress e programas educacionais (inclusive WordCamps), todos os organizadores de WordCamps podem se beneficiar da proteção legal e financeira oferecida pelo WordPress Community Support. Atualmente, todos os WordCamps nos EUA e Canadá gerenciam o dinheiro por meio do WordPress Community Support, e WordCamps de todo o mundo também podem solicitar esse benefício.
Os pagamentos de ingressos e doações podem ser feitos para o WordPress Community Support PBC, e o WordPress Community Support paga os fornecedores do evento diretamente, antecipadamente. Caso você se depare com situações de última hora que não permitam o pagamento antecipado (“Como assim você esqueceu de pedir o café no Starbucks?!”), você pode pagar em dinheiro na hora e ser reembolsado pelo WordPress Community Support mediante o envio do recibo. Se você já revisou os detalhes sobre como processar o pagamento pelo WordPress Community Support e ainda tiver dúvidas, entre em contato pelo e-mail support@wordcamp.org.
Transparência
Independentemente de você optar por gerenciar os recursos com o WordPress Community Support, seu evento ainda precisa ser transparente em relação ao orçamento e ao financiamento. No espírito dos BarCamps originais, os orçamentos devem ser publicados para que a comunidade possa vê-los. Além de manter a organização aberta, isso também oferece aos membros da comunidade a oportunidade de identificar áreas onde podem ajudar a reduzir as despesas. O orçamento final será arquivado pelo WordCamp Central. Há muitas informações úteis sobre como localmente administrar recursos aqui. Se essa for a opção escolhida pela sua equipe organizadora, certifique-se de solicitar acesso a uma pasta do Google Drive e a um modelo de Relatório de Transparência durante o processo de revisão do orçamento para relatar todas as receitas e despesas após o evento.
Recursos não utilizados
Caso você tenha algum saldo remanescente/excedente na conta após o evento, entre em contato conosco pelo e-mail support@wordcamp.org para que possamos encontrar a melhor maneira de lidar com ele.